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Wie Sie mit dem VPL-ContractManager-PRO und Online-Unterschriften Arbeitsprozesse effizienter gestalten
Erfahren Sie, wie digitale Signaturen Arbeitsprozesse beschleunigen und Ihr Tagesgeschäft vereinfachen können
Die Arbeitswelt ist heute bereits zu weiten Teilen digital gestaltet. Der Faktor Effizienz ist mehr denn je gefragt. Die Arbeitsprozesse werden immer stärker optimiert, um dadurch sowohl Zeit als auch Ressourcen zu sparen. Kompromisse bei der Qualität und der Genauigkeit müssen dabei dank dem innovativen, digitalen VPL-ContractManager-PRO nicht mehr in Kauf genommen werden.
Ein Bereich, der in diesem Zusammenhang jedoch noch immer oft unterschätzt wird, stellt die Unterschrift dar:
Von Angeboten über Verträgen bis hin zur Übernahmebestätigung ist sie ein unverzichtbares Element im Vertragsprozess. Mit der Einführung vom VPL-ContractManager-PRO wird der gesamte Ablauf nicht nur wesentlich vereinfacht, sondern auch beschleunigt.
Digitale Signaturen sind ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Arbeitswelt. Erfahren Sie, wie sie Prozesse effizienter gestalten und gleichzeitig Fehlerquellen minimieren?
So revolutionieren Online-Unterschriften Ihre Arbeitsprozesse
Traditionelle Unterschriftenprozesse fallen häufig sehr zeitintensiv aus und können den gesamten Workflow dadurch unnötig verlangsamen. Angebote, Verträge, Übernahmebestätigungen etc. müssen zusammen mit den entsprechenden Legitimationsdokumenten gedruckt, manuell unterschrieben, gescannt und an die Empfänger zurückgeschickt werden – ein Verfahren, das nicht nur umständlich, sondern auch sehr fehleranfällig ist.
Der VPL-ContractManager-PRO macht diese Schritte ab heute jedoch obsolet. Er ermöglicht es, Dokumente in Echtzeit zu unterzeichnen. Auf diese Weise werden große Mengen an Papier eingespart, und es lässt sich zudem auf den aufwendigen Versandprozess und Vor-Ort-Besuche verzichten.
Durch den modernen und einfachen Einsatz digitaler Signaturen kann die Durchlaufzeit von vertragsrelevanten Dokuenten um bis zu 80 Prozent reduziert werden. Dies beschleunigt den Vertragsabschluss erheblich, ermöglicht einen kurzfristigeren Rechnungsausgleich und reduziert signifikant die Kosten.
So erstellen Sie eine online Unterschrift und steigern die Flexibilität
Der VPL-ContractManager-PRO bietet die effiziente Möglichkeit, vertragsrelevante Dokumente jederzeit und überall rechtsgültig zu unterzeichnen. Die hohe Flexibilität, die dadurch entsteht, ist besonders vorteilhaft, wenn es um Kunden geht, die standortübergreifend arbeiten oder wenn andere externe Partner eingebunden sind.
Der Zugang zum VPL-ContractManager-PRO, mit dem sich die digitalen Unterschriften mühelos und rechtssicher erstellen lassen, bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich und erhöht gleichzeitig die Transparenz. Jede Unterschrift wird digital erfasst, dokumentiert und archiviert – das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Beteiligten haben stets Zugriff auf die aktuellste Version des jeweiligen Dokuments.
Sicherheitsaspekte und rechtliche Rahmenbedingungen
Ein häufiges Argument gegen die Online-Unterschrift ist auch heute noch die Sorge um die Sicherheit und die Rechtsgültigkeit.
Digitale Unterschriften bieten mindestens die gleiche, oft sogar eine höhere Sicherheit als herkömmliche Verfahren. VPL bietet mit dem VPL-ContractManger-PRO umfassende Sicherheitsmaßnahmen, darunter fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und die Möglichkeit, den gesamten Unterschriftsprozess detailliert zu protokollieren. Diese Funktionen schützen nicht sensible Informationen umfassend und stärken gleichzeitig auch die Authentizität und Integrität jedes Dokuments.
Digitale Signaturen sind gesetzlich anerkannt und erfüllen die Anforderungen der EU-Verordnung eIDAS. Dies qualifiziert sie für den Einsatz in den unterschiedlichsten Geschäftsfeldern.
So optimieren Online-Unterschriften den Workflow in Unternehmen
Die Implementierung von Online-Unterschriften in den Angebots- und Mietvertragsprozess bringt noch einige weitere Vorteile, die über die bloße Zeitersparnis hinausgehen.
Mit dem VPL-ContractManger-PRO kann der gesamte Unterschriftsprozess strukturiert und zentralisiert werden. Unsere Vertriebspartner, die schon länger den VPL-ContractManger nutzen, berichten dadurch unter anderem von einer verbesserten Zusammenarbeit und einem klareren Überblick über ihre Angebotsprojekte.
Die Möglichkeit, den Unterschriftsprozess auf nur einer Plattform zu bündeln, sorgt für eine vereinfachte Kommunikation und macht es leichter, den Status eines Vertrages jederzeit nachzuverfolgen. So wissen alle Teams genau, welche Schritte noch offen sind und können gezielt auf etwaige Verzögerungen reagieren.
